Az üzleti életben nagyon fontos, hogy legyen egy olyan központi adatbázis, ahol a cégekkel kapcsolatos minden adatot tárolnak. Ez az adatbázis a cégjegyzék, itt tartja nyilván a cégbíróság a céges adatokat. A cégjegyzékben szereplő adatokhoz számos különböző formában hozzá lehet férni. Elsősorban dokumentumokat lehet beszerezni, igényelni, melyek tartalma az egyes dokumentum típustól függ. Az egyik ilyen dokumentum a cégmásolat.

Általában a céges dokumentumokról a cégkivonat jut először az emberek eszébe, cégkivonatra van ugyanis szükség szinte minden hivatalos céges ügyintézés, számlanyitás, pályázat benyújtás stb. esetén. A cégkivonat minden olyan információt tartalmaz, ami a cégjegyzékben a dokumentum kiállításának pillanatában szerepel. Nagyon hasonló a cégmásolat is, azonban a cégmásolat nem csak a hatályos információkat tartalmazza, hanem a már törölteket is. Emiatt sokan hívják cégtörténetnek is, mert egy vállalkozás működéséről az alapítás óta tartalmazza az információkat.

A cégmásolatban szerepelnek a cég olyan alapvető információi, mint pl. a cég neve, cégformája, adószáma, cégjegyzékszáma, székhelyének, telephelyeinek címe és a cég tevékenységi körei. Az alapvető információk mellett számos fontos egyéb információt is tartalmaz a dokumentum. Ilyen fontos információ pl. a cég képviseletére jogosult személyek adatai, képviseleti módjuk. Ezek nagyon fontosak szerződéskötések esetén, ezzel lehet ugyanis ellenőrizni, hogy a személy, aki aláírja a szerződést, rendelkezik-e ehhez jogosultsággal.